Over MOS
MOS is een samenwerkingsverband tussen verschillende entiteiten. MOS is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens die in deze verklaring worden omschreven en toegelicht. We verwerken alleen persoonsgegevens en we laten alleen persoonsgegevens verwerken als dat noodzakelijk is om de taken die ons zijn toebedeeld, te kunnen verrichten. We verwerken de gegevens altijd in overeenstemming met de bepalingen van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG), en met de bepalingen van de federale en Vlaamse regelgeving over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens.
MOS wordt gezamenlijk beheerd door de volgende entiteiten:
- Vlaamse overheid, Departement Omgeving
Ferrarisgebouw
Koning Albert II-laan 20 – bus 8
1000 Brussel
dpo@omgevingvlaanderen.be - Provincie Antwerpen
Koningin Elisabethlei 22
2018 Antwerpen
informatieveiligheid@provincieantwerpen.be - Provincie Limburg
Universiteitslaan 1
3500 Hasselt
dpo@limburg.be - Provincie Oost-Vlaanderen
Oude Scheldestraat 16
9630 Zwalm
de.kaaihoeve@oost-vlaanderen.be - Province Vlaams-Brabant
Provincieplein 1
3010 Leuven
persoonsgegevens@vlaamsbrabant.be - Provincie West-Vlaanderen
Koning Leopold III-laan 41
8200 Sint-Andries
provincie@west-vlaanderen.be - Vlaamse Gemeenschapscommissie Brussel
Emile Jacqmainlaan 135
1000 Brussel
privacy@vcg.be
Wie is verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens bij MOS?
De hierboven opgesomde entiteiten die MOS samen beheren, treden voor de verwerking van persoonsgegevens op als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken op in de zin van art. 26 AVG. De onderlinge taakverdeling tussen deze entiteiten, wordt geregeld in een samenwerkingsovereenkomst. Voor informatie over de gegevensverwerking, of de uitoefening van uw rechten als betrokkene, kan u bij elk van de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken terecht.
Wanneer we verder in deze verklaring spreken van gegevensverwerkingen door MOS, betekent dit gegevensverwerkingen door de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken.
Verwerking van persoonsgegevens
MOS verwerkt persoonsgegevens van u als burger of als medewerker van een overheid/bestuur, organisatie of onderneming. In die hoedanigheid worden uw gegevens verwerkt als betrokkene. Het begrip ‘verwerking’ definiëren we daarbij heel breed: “elke bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens”.
Hoe verzamelen en verwerken we uw persoonsgegevens?
MOS kan gegevens rechtstreeks bij u opvragen in een formulier of in documenten die u bij een formulier moet voegen.
Waarvoor verwerken we uw persoonsgegevens?
In dit kader verwerkt MOS, naargelang de aard van de relatie met u als burger, of medewerker van een overheid/bestuur, organisatie of onderneming en de noodzakelijke verwerking van (persoons)gegevens mogelijk de volgende gegevens:
- Aanhef/aanspreking
- Voornaam
- Familienaam
- E-mailadres(sen)
- Telefoon
- Beroepsgegevens
- Foto- en videomateriaal
- Gegevens over leefgewoonten, zoals allergieën of eetgewoonten.
Tijdens het gebruik van de informatieverwerkende systemen door medewerkers of door uzelf (bijvoorbeeld bij ingave in of consultatie van een via webtoegang beschikbaar gestelde applicatie) worden door MOS en/of de door haar aangewezen verwerkers ook bepaalde gegevens verzameld. Het gaat hier om gegevens die vereist zijn voor de dienstverlening en de bewaking van de kwaliteit van de verzamelde data van MOS. Deze gegevens kunnen door het Departement of een door haar aangewezen verwerker/dienstverlener onder strikte voorwaarden gebruikt worden als er bijvoorbeeld klachten zijn over de verbinding of het niet naar behoren functioneren van een software/webtoepassing. Afhankelijk van de activiteit die u daarbij als betrokkene verricht, verwerkt MOS in dit kader mogelijks de volgende gegevens:
- IP-adres
- tijdstip van handelingen in de software
- registratie van de handelingen in de software (logging).
Beeldmateriaal
Voor opname en gebruik (publicatie) van beeldmateriaal zoals foto of film, wordt gevraagd om toestemming voor de verzameling en verdere verwerking als de geportretteerden duidelijk individueel herkenbaar zijn. Conform de bepalingen van art. 7 AVG is deze toestemming op elk moment herroepbaar.
Nieuwsbrieven
Gezien de strategische en operationele doelstellingen van MOS wordt effectieve communicatie naar betrokkenen als cruciaal gezien. Het versturen van nieuwsbrieven maakt daar een integraal deel van uit. MOS verwerkt contactgegevens voor het versturen van haar nieuwsbrieven op basis van de uitvoering van deze taken van algemeen belang, zoals bepaald in art. 6, 1, e) AVG.
Tegen deze verwerking kan elke betrokkene steeds bezwaar maken door zich uit te schrijven op de nieuwsbrief. In dat geval gebruiken we de persoonsgegevens niet langer voor dit doeleinde.
Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?
MOS verzamelt niet meer gegevens dan noodzakelijk voor de dienstverlening die zij geacht wordt te leveren en houdt deze niet langer dan wettelijk verplicht, noodzakelijk of aanvaardbaar. Volgens de algemene regel mogen we uw persoonsgegevens alleen bewaren tijdens de periode waarin ze noodzakelijk zijn om bepaalde diensten te verlenen. We bewaren uw gegevens dus zolang u gebruikmaakt van onze diensten. Daarna bewaren we uw gegevens nog gedurende de termijn waarin we ons moeten kunnen verantwoorden voor de verleende diensten. Na verloop van die verjaringstermijn worden de gegevens verwijderd conform aan de bepalingen van het Vlaams Archiefdecreet, tenzij ze van historisch, cultureel of algemeen belang zijn.
Bij de bewaring wordt een onderscheid gemaakt tussen de periode waarin uw dossier actief is en de periode waarin het passief wordt. Uw dossier is actief zolang u van de verleende dienst gebruikmaakt. Alle medewerkers die uw gegevens nodig hebben om hun taak te kunnen uitoefenen, hebben dan toegang tot uw gegevens. Nadien wordt uw dossier passief en heeft enkel een beperkt aantal medewerkers van de bevoegde dienst toegang tot uw gegevens.
Maatregelen in het kader van de Algemene verordening Gegevensbescherming
Register van gegevensverwerkingen
Er wordt, in overeenstemming met de vereisten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, een register van gegevensverwerkingen opgesteld. Dit wordt geactualiseerd indien zich wijzigingen aandienen. Een dergelijk register (inventaris) voor de verwerking van persoonsgegevens is verplicht en kan worden opgevraagd door de bevoegde Gegevensbeschermingsautoriteit (DBA, of Data Protection Authority/DPA); in België is dit [de Gegevensbeschermingsautoriteit, beter gekend als de GBA]. Elke organisatie die persoonsgegevens verwerkt en gevat is door de Algemene Verordening Gegevensbescherming is verplicht aan de Gegevensbeschermingsautoriteit inzage in het register te geven.
Toe te passen principes vereist door de Algemene Verordening Gegevensbescherming
Het risico voor een privacyschending of het niet kunnen garanderen van de rechten van u als betrokkene wordt mee in kaart gebracht en voor die activiteiten die een verhoogd risicoprofiel hebben inzake bescherming van de privacy wordt een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (GEB) uitgevoerd. Ook de andere principes van de AVG zoals gegevensbescherming door ontwerp en met standaardinstellingen, incidentbeheer voor informatieveiligheids- en privacy-incidenten met procedure voor melding en aanpak van gegevenslek en gegevensverlies worden meegenomen in de aanpak van het MOS inzake privacybescherming.
Mededeling van persoonsgegevens
Uw gegevens worden hoofdzakelijk intern verwerkt door onze medewerkers. Het is mogelijk dat we voor bepaalde specifieke diensten een beroep doen op derden, die uw gegevens verwerken. We bezorgen uw gegevens aan die verwerkers, zodat ze de dienst in kwestie kunnen verlenen. We oefenen daar op elk moment controle op uit.
Beveiliging van de verwerkte persoonsgegevens
MOS voorziet in de nodige maatregelen om persoonsgegevens en privacy te beschermen, zowel in fysieke vorm, in de informatiesystemen en online. MOS draagt zorg hiervoor door passende organisatorische en technische maatregelen te treffen om persoonsgegevens te beveiligen en ongeoorloofde toegang tot en gebruik van informatie te vermijden, zoals een degelijk paswoordbeleid, gebruik van SSL-certificaten op websites (https secured filetransfer), kwalitatieve firewalls, antivirus/antimalware en intrusie- en anomaliedetectie.
Aan de medewerkers van MOS wordt toegang tot persoonlijke informatie verleend enkel voor zover ze die specifieke informatie nodig hebben om hun taken en dienstverlening naar behoren uit te voeren. De betrokken werknemers kregen in hun opleiding instructies om correct om te gaan met vertrouwelijke gegevens. Ambts- en beroepsgeheim met betrekking tot behandeling van persoonsgegevens zijn volledig van toepassing.
De gegevens worden opgeslagen en verwerkt op eigen, beveiligde informaticaomgevingen en datacenters van MOS of in de beveiligde omgeving van verwerkers in opdracht van en onder toezicht van MOS.
Uw rechten als betrokkene
De Algemene Verordening Gegevensbescherming voorziet in een aantal privacy-rechten, waarop u als ‘betrokkene’ (dit is: natuurlijk persoon) beroep op kunt doen. Dit uiteraard rekening houdend met de privacyrechten van andere personen en met wettelijke bepalingen en beperkingen.
Als betrokkene in de zin zoals bepaald in de Algemene Verordening Gegevensbescherming beschikt u over volgende rechten die samengevat kunnen worden in “het recht op een correcte, legitieme verwerking van uw persoonsgegevens”:
- Recht van inzage van de met betrekking tot u verwerkte gegevens (AVG art. 15)
- Recht op rectificatie, of recht op correctie van fouten (AVG art. 16)
- Recht op gegevenswissing (officieel "recht op vergetelheid" of ook genoemd “het recht om vergeten te worden”); dit recht is toepasbaar in bepaalde gevallen en met name als wij gegevens van u verwerken op basis van een geïnformeerde toestemming waarbij wij geen wettelijke of andere wettelijke basis kunnen inroepen voor verdere verwerking inbegrepen bewaring ervan (AVG art. 17);
- Recht op beperking van verwerking (AVG art. 18);
- Notificatie van rechtzetting, van uitwissing of van beperking van verwerking (AVG art. 19);
- Recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens (AVG art. 20);
- Recht van bezwaar/verzet tegen verwerking van uw gegevens (AVG art. 21);
- Rechten met betrekking tot individuele besluitvorming, inclusief profilering (AVG art. 22).
Voor meer informatie over de wijze waarop persoonsgegevens worden verwerkt binnen het werkingsdomein van het Departement Omgeving of het uitoefenen van een recht in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming kunt u contact opnemen met de Data Protection Officer) van de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken.
Daarnaast hebt u het recht om klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), indien u meent dat uw rechten geschaad zijn en u zich ook na vraagstelling bij de bevoegde diensten van het Departement Omgeving of de door het Departement Omgeving aangestelde Functionaris voor gegevensbescherming (DPO) niet voldoende in uw rechten erkend weet.
Toepassing van deze Privacyverklaring
Deze versie van de Privacyverklaring van MOS is van toepassing vanaf 1/11/2020
Als de doelstellingen wijzigen waarvoor verwerking van persoonsgegevens gebeurt, zal MOS dit publiek melden en hiervan op transparante wijze mededeling doen in nieuwsbrieven, op de website www.mosvlaanderen.be.
MOS behoudt zich het recht voor om de privacyverklaring aan te passen aan nieuwe noden of inzichten. Bij vragen over de Privacyverklaring of de aanpassingen eraan, kunt u terecht bij de Data Protection Officer) via dpo@omgevingvlaanderen.be.